Datenschutzerklärung

Stand: 12. Juni 2026

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung unserer Marketing-Website (www.struktura-digital.de) und unseres Kundenportals (portal.struktura-digital.de).

1. Verantwortlicher

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür derzeit nicht erfüllt sind.

2. Überblick der Verarbeitungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, zur Beantwortung von Anfragen, zur Nutzung des Kundenportals oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Wichtig: Auf der Marketing-Website setzen wir derzeit kein Tracking (z. B. Google Analytics, Meta Pixel) und keine Marketing-Cookies ein.

3. Marketing-Website (www.struktura-digital.de)

3.1 Server-Logfiles

Beim Aufruf der Website werden durch den Hosting-Anbieter automatisch technische Informationen erfasst und in Server-Logfiles gespeichert, insbesondere:

• IP-Adresse (gekürzt bzw. pseudonymisiert, soweit technisch vorgesehen)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene URL
• Referrer-URL
• Browsertyp und Betriebssystem

Zweck: technische Bereitstellung, Systemsicherheit und Fehleranalyse.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb).
Speicherdauer: in der Regel wenige Tage bis maximal 30 Tage, sofern keine sicherheitsrelevante Aufbewahrung erforderlich ist.

3.2 Schriftarten (Google Fonts)

Zur einheitlichen Darstellung laden wir Schriftarten von Google Fonts. Dabei kann Ihre IP-Adresse an Google übermittelt werden, da die Schriften von Servern von Google abgerufen werden.

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer konsistenten Darstellung).
Hinweis: Bei der Übermittlung kann es zu einer Verarbeitung in Drittländern (insb. USA) kommen. Google stützt sich hierfür u. a. auf Standardvertragsklauseln.

3.3 Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren (z. B. über die mailto:-Links auf der Website), verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht).

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Kommunikation).
Speicherdauer: bis zur abschließenden Bearbeitung der Anfrage, längstens jedoch ein Jahr, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Es wird kein Kontaktformular auf der Marketing-Website betrieben; eine Übermittlung erfolgt über Ihr eigenes E-Mail-Programm.

3.4 Cookies auf der Marketing-Website

Die Marketing-Website setzt derzeit keine eigenen Tracking- oder Marketing-Cookies. Technisch notwendige Verarbeitungen (z. B. Server-Logfiles) erfolgen ohne Cookie-Einwilligung.

4. Kundenportal (portal.struktura-digital.de)

Das Portal ist ein geschützter Bereich für registrierte Nutzer unserer Kunden (z. B. Steuerkanzleien). Der Zugriff erfolgt nach Anmeldung.

4.1 Registrierung und Login

Für die Nutzung des Portals verarbeiten wir insbesondere:

• E-Mail-Adresse
• Passwort (ausschließlich verschlüsselt gespeichert)
• Name und Profildaten (sofern hinterlegt)
• Organisationszuordnung (customer_id) und Rolle (z. B. Kanzleileitung, Bearbeiter)
• Zeitpunkte von Anmeldung und letzter Aktivität

Zweck: Authentifizierung, Mandantentrennung, rollenbasierte Zugriffssteuerung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (IT-Sicherheit).

4.2 Operative Daten im Portal

Je nach aktivierten Modulen können im Portal u. a. folgende Daten verarbeitet werden:

• Mandanten- und Fallinformationen (z. B. Namen, Status, Fristen, Beiträge)
• Termin- und Erinnerungsdaten
• Kommunikationsinhalte (z. B. Struktura Connect: Nachrichten, Dateianhänge, Metadaten)
• Protokolldaten zu Änderungen (Nachvollziehbarkeit)

Die Daten sind mandantengetrennt und über rollenbasierte Zugriffsrechte (Row Level Security) geschützt.

4.3 Auftragsverarbeitung (AVV)

Sofern wir im Portal personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten (z. B. Mandantendaten einer Kanzlei), erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Der Abschluss entsprechender AVV mit Kunden ist vorgesehen bzw. in Umsetzung.

4.4 Speicherdauer im Portal

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Daten, die nicht mehr benötigt werden, werden spätestens ein Jahr nach Wegfall des Verarbeitungszwecks gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Für bestimmte Kommunikationsinhalte (z. B. Struktura Connect) kann eine automatisierte Löschung nach Ablauf der definierten Aufbewahrungsfrist erfolgen.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung unserer Dienste setzen wir folgende Dienstleister ein:

• Vercel Inc. – Hosting der Website und des Portals
• Supabase Inc. – Authentifizierung, Datenbank und Backend-Infrastruktur (EU-Region)
• Amazon Web Services (AWS) – Dateispeicherung (Region eu-central-1, Frankfurt), soweit Datei-Uploads genutzt werden
• Google Ireland Limited – Bereitstellung von Webfonts auf der Marketing-Website

Mit Auftragsverarbeitern werden datenschutzrechtliche Vereinbarungen geschlossen, soweit erforderlich.

6. Drittlandübermittlung

Bei einzelnen Dienstleistern (insbesondere Vercel, Supabase, AWS, Google) kann eine Verarbeitung in Drittländern (insb. USA) nicht ausgeschlossen werden. In diesen Fällen erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, soweit anwendbar.

7. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) mit Wirkung für die Zukunft

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@struktura-digital.de.

Sofern die Verarbeitung im Portal im Auftrag eines Kunden erfolgt (z. B. Ihrer Kanzlei), wenden Sie sich für betroffene Mandantendaten bitte zusätzlich an Ihre Kanzlei als verantwortliche Stelle.

8. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für Baden-Württemberg:

9. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Übertragung (HTTPS), mandantenspezifische Zugriffskontrollen und rollenbasierte Berechtigungen.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Dienste, Rechtslage oder technische Umsetzung ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.